Un convegno è un meeting che si pone l’obiettivo di creare un’opportunità di crescita aziendale e personale affinché l’azienda o il singolo consolidino la propria comunicazione interna e presentino al meglio progetti e strategie future ai dipendenti.

Flexx Company mette a disposizione un servizio professionale di management per la gestione e la realizzazione del convegno curandone ogni aspetto, dall’affiancare il cliente nella fase creativa fino al processo di realizzazione vera e propria.

Il convegno è una tipologia di evento apparentemente semplice da realizzare perché spesso viene considerato una sorta di riunione aziendale. In realtà, il convegno è qualcosa di più:

rappresenta un modo per comunicare e rafforzare l’immagine dell’attività grazie ad un’esperienza concreta, per questa ragione va organizzato in maniera professionale. Per una buona riuscita del convegno è necessario seguire degli step fondamentali, che si riassumono in:

• Ricerca della location ideale – lo spazio deve essere in linea con le esigenze pratiche e col messaggio che l’azienda desidera trasmettere.
• Verifica della disponibilità dei mezzi di trasporto – la facilità d’accesso è di prioritaria importanza per garantire un’ampia partecipazione.
• Considerare le necessità dei relatori – i contenuti e la durata degli interventi vanno coordinati e strutturati in modo da favorire la ricezione dei messaggi.
• Presentare il programma – brochure o altri dispositivi informativi aiutano i partecipanti a focalizzare l’attenzione sui contenuti.
• Contattare un buon servizio catering per coffee break/aperitivo – la qualità e la tipologia del servizio di ristorazione rappresenta a tutti gli effetti un atto attraverso il quale l’azienda manifesta una forma di attenzione speciale nei confronti dei presenti.
• Curare l’allestimento della sala – ogni convegno necessita un’ambiente particolarizzato e in linea con le sue finalità.
• Mettere a disposizione un servizio hostess – un personale specializzato serve a scandire i vari momenti del meeting a supporto degli ospiti.
• Preparare servizi fotografici e video – la produzione del materiale per la documentazione risulta utile per la creazione di un archivio.

La scelta della location è il primo passo poiché da questa dipende il resto dell’organizzazione. Flexx Company mette a disposizione hotel, sale meeting o spazi di più metrature con capienza variabile. Rispetto all’allestimento, Flexx Company si occupa di tutte le operazioni: dalla disposizione del proiettore, a quella delle luci e della cancelleria, fino al reperimento di ogni materiale occorrente per creare un ambiente utile e sereno. Inoltre, nel caso in cui la location non fosse facilmente raggiungibile, il team Flexx Company organizza un servizio di transfert.

Un convegno non può essere considerato completo senza un servizio hostess che fa accomodare i dipendenti, distribuisce le brochure in cui viene stilato il programma del meeting ed eventualmente, accompagna gli ospiti al buffet allestito nella zona ristoro. Flexx Company seleziona il personale con cura. Allo stesso modo supporta anche la realizzazione dell’evento occupandosi della ristorazione che può essere un coffee break, un aperitivo o un cocktail. Per far sì che l’evento sia utile per l’immagine aziendale non può mancare la presenza di un film maker e/o di un fotografo dediti alla raccolta di informazioni, e alla realizzazione di fotografie e di riprese. Tali materiali possono essere riutilizzati in seguito per realizzare presentazioni, video aziendali e per trasmettere l’identità e/o la cultura d’impresa a clienti in fase di fidelizzazione.

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Flexx Company, crede nelle soluzioni personalizzate; è per questo che ha bisogno di conoscere le esigenze dell’azienda per realizzare un evento degno di essere ricordato come una prova ben riuscita della coesione d’impresa.

Per informazioni: info@flexx.group

Comunicazione a cura  IMPULSE TEAM: www.impulseteam.it