Event Management: chi è e cosa fa l’Event Manager

 

Organizzare un evento può sembrare una cosa semplice ma non è così.

Stress dettato dai preparativi, coordinamento delle varie fasi e imprevisti? Oggi emerge la figura dell’Event Manager, un professionista che cura l’organizzazione dell’evento nei dettagli.

 

Event Management e Event Manager

Con l’espressione ‘Event Management’ si intende tutto ciò che riguarda ‘l’organizzazione di un evento’ nella sua progettazione. Può essere svolto in presenza oppure in modalità virtuale o ibrida.

Gli eventi possono essere di diversa natura e comprendere:,:

• Meeting aziendali
• Conferenze
• Fiere
• Concerti
• Festival
• Sfilate
• Feste private
• Cerimonie 

Che siano privati o pubblici, nella sfera personale o professionale, gli eventi coinvolgono sempre gruppi di persone più o meno estesi e per questo richiedono una pianificazione attenta affinché tutto funzioni al meglio.

Spesso, come nel caso di meeting aziendali e conferenze, rappresentano giornate di scambio di esperienze, opportunità di confronto, occasioni di crescita personale e condivisione per creare il senso del team.

Il ruolo dell’Event Manager è quello di occuparsi dell’organizzazione dell’evento.

Questa figura professionale richiede, in particolare,di avere creatività, flessibilità, doti organizzative, capacità di gestione del team e competenze relazionali.

La comunicazione è una risorsa chiave per mettere a punto e realizzare al meglio l’evento.

Un’altra delle skills principali è il problem solving; possono sorgere problemi, imprevisti ed è qui dove l’event manager è in grado di risolvere la situazione grazie alle sue competenze, maturate attraverso studi ed esperienze.

Trovare soluzioni ai possibili imprevisti ancor prima che si presentino è una componente essenziale del problem solving e l’event manager non può fare a meno di allenare questa caratteristica.

 

Quali sono gli step per organizzare un evento?

L’Event Manager ha a che fare con scadenze serrate, imprevisti dell’ultimo momento e relazioni con clienti e fornitori.

Per superare i momenti di pressione è necessario avere solide competenze e per questo  stanno nascendo corsi/master verticali per formare questa figura professionale.

Ti piace creare, organizzare, viaggiare e fare nuove esperienze? Se la risposta è sì, hai trovato uno fra i tanti motivi per i quali dovresti scegliere di formarti professionalmente in questo campo.

Per svolgere questo lavoro occorre imparare a considerare tutti i dettagli, e rassicurare i i clienti che possono concentrarsi sui contenuti della giornata senza avere preoccupazioni di nessun genere.

Per organizzare un evento di successo, è necessario rispettare alcuni step:

• definire gli obiettivi
• stabilire il budget
• scegliere la location
• avere in mente il target in ogni passaggio
• assegnare i compiti al team
• cercare sponsor

 

Definire gli obiettivi

Per organizzare un evento è fondamentale interfacciarsi col cliente per capire quali sono le sue esigenze e iniziare così a sviluppare l’idea (il concept).

Sarà grazie alla definizione degli obiettivi che si potrà delineare la strategia per organizzare al meglio l’evento, soddisfando pienamente le richieste del cliente.

 

Stabilire il budget

Conoscere il budget di cui si dispone è un ‘must’.

Solo così sarà possibile iniziare a fare scelte consapevoli per organizzare al meglio la giornata.

Importante è calcolare e prevedere una parte del budget per i potenziali imprevisti.

 

Scegliere la location

L’evento viene valorizzato anche attraverso il contesto. Per questo la location va scelta in modo accurato, tenendo presente alcuni punti:

tipologia dell’evento

– capienza in base al numero diinvitati

– posizione e servizi per raggiungerla

-presenza di spazi per le diverse attività programmate

 

Target

In base alla diversa tipologia di evento, il target è destinato a cambiare.

Un meeting aziendale richiede caratteristiche diverse rispetto a una festa di paese ; i clienti avranno senza dubbio obiettivi e aspettative differenti .

Ugualmente il progetto dovrà prevedere attività e concept differenti in base alle diverse caratteristiche demografiche, di genere e di età.

 

Assegnare compiti al team

Stabilire e assegnare i compiti ai diversi componenti del team è di fondamentale importanza per la buona riuscita dell’evento.

Il team è un gruppo di persone con specifiche competenze, che uniscono le proprie forze per il raggiungimento di obiettivi condivisi.

Stabilendo cosa si deve fare e con quali tempistiche per la realizzazione dell’evento, si individuano le skills necessarie e chi del team ha maturato esperienze per assumere quel ruolo.

 

Cercare sponsor

La promozione dell’evento è un passaggio vitale per la riuscita dell’evento.

Per raggiungere un maggior numero di persone è necessario gestire i messaggi, le campagne promozionali, gli inviti e l’identità visiva. In un mondo digitale sarà poi fondamentale arrivare ai diversi pubblici con un’accurata gestione dei diversi canali social e off line.

Il ruolo dei social, in una strategia di marketing facilita la comunicazione tra aziende e target, favorendo la conversione dei contatti clienti.

Con la divulgazione dei contenuti l’azienda aumenta la sua visibilità e gli utenti possono entrare in contatto con i suoi prodotti e i servizi.

 

Formazione e gestione del tempo

Essere un Event Manager, come abbiamo detto, richiede competenze specifiche.; La possibilità di viaggiare, conoscere realtà sempre nuove, confrontarsi con altre persone su tematiche differenti favorisce una continua crescita personale.

Il tempo gioca un ruolo fondamentale nell’organizzazione di un evento: può capitare di avere davanti mesi interi oppure poche settimane In ogni caso l’event manager deve sapersi gestire e trovare soluzioni efficaci.

Le attività da gestire sono numerose: trovare il metodo migliore per gestire il tempo è una competenza imprescindibile.

Mentre risulta sempre più evidente l’importanza del marketing strategico di un evento, cresce la richiesta di figure professionali come l’Event Manager.

Il mondo del lavoro che cambia richiede figure professionali qualificate e con competenze sempre più trasversali.

Cerca i corsi più adatti per arricchire le tue competenze e rimani al passo pianificando il tuo futuro.

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Un articolo firmato:

Francesca Frenquelli (Studentessa di Event Management in Flexx Academy Business School)

 

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Progetto editoriale Flexx Group:

Titolo: “Event Management: chi è e cosa fa l’Event Manager”

Produzione & Redazione: Flexx Media

Autori: Francesca Frenquelli

Editing: Barbara Reverberi 

Executive Director: Francesco Muscò 

 

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